Dagordningen innehåller bl a följande

Mötesordförande

Till mötesordförande väljs någon som är kunnig i föreningsteknik och känner föreningen väl. I regel har valberedningen eller sittande styrelse förslag på en lämplig person.

Dagordningen

Dagordningen är ett förslag till i vilken ordning de olika ärendena ska behandlas. Ska det utskickade förslaget till dagordningen följas? Är det någon medlem som föreslår en ändring i dagordningens ordningsföljd, ska detta påpekas här. Sedan får stämman rösta om vilken ordning som frågorna ska behandlas. Ibland finns det angivet i stadgarna vilka punkter som ska finnas med på dagordningen på en stämma.

Val av justeringsmän och rösträknare

Det blir i regel samma personer som får både justera protokollet och fungera som rösträknare under stämman. Att justera protokollet innebär att man efteråt får skriva under att protokollet från stämman är korrekt. Vill justeringsmännen ändra något, ska man säga det till stämman sekreterare. Är justeringsmännen och sekreteraren överens, ändras det, så att protokollet blir riktigt. Om justeringsmännen är oeniga om någonting i protokollet, får man lämna in ett förslag till formulering i protokollet. Förslaget bifogas därefter protokollet och finns med som en bilaga.

Stämmans utlysande

Här beslutas om kallelsen gått rätt till. Är det någon medlem som har invändningar, ska man säga ifrån här.

Antalet röstberättigade

I regel blir man ”avprickad” när man går in i lokalen alternativt att en lista går runt. Då klaras även t ex fullmakter av, dvs att en medlem låter en annan person tillvarata hans / hennes intressen på stämman. Den som har fullmakt har samma rätt som medlem att yttra sig och rösta.

Varje medlem har en röst på stämman, även om man har flera lägenheter. Även om flera personer står för lägenheten, får endast en rösta.

Val av styrelse

En styrelse har både ordinarie ledamöter och suppleanter, antalet regleras i stadgarna. De ordinarie styrelsemedlemmarna väljs oftast för 1 år, men ibland för två år, beroende på stadgar. Valberedningens ordförande redovisar vilka som är avgående (som har suttit sin tid) och föreslår antingen omval eller lämnar förslag på nytt / nya namn. Under denna punkt finns det även möjlighet för den enskilde medlemmen att lämna förslag på namn. Revisorernas uppgift är utöver att granska ekonomin, gå igenom styrelseprotokoll och kontrollera att besluten är tagna på rätt sätt.

Beslut som fattas av stämman

Stämman beslutar om eventuell avyttring av föreningens egendom samt till- eller ombyggnad. Underhåll och månadsavgifternas storlek beslutas av styrelsen.

Extra föreningsstämma

En extra föreningsstämma påkallas generellt av följande skäl:

• Styrelsen kallar till extra stämma
• Revisorerna kallar till extra stämma
• Om 10 % av föreningens medlemmar skriftligt begär det hos styrelsen.

Motioner

En motion är ett förslag om förändring från en eller flera medlemmar. Förslagen röstar man sedan om på årsmötet. En motion innehåller ett förslag till beslut som stämman kan fatta beslut om. Därför är det viktigt att motionen är utförlig och innehåller nödvändig fakta. Brf Turbinhallens mall för motioner skall alltid användas. (Länk till mallen finns högst upp till höger på denna sida).

Då alla ärenden som ska tas upp på stämman måste vara med i kallelsen är det viktigt att styrelsen får in motioner från medlemmarna i god tid innan kallelsen ska gå ut. Tidpunkten för sista dagen för att skicka in motioner i Brf Turbinhallen är den 15 augusti om inte styrelsen har kommunicerat ett annat datum.

Om en motion saknar nödvändig information för att ett beslut ska kunna fattas, kommer styrelsen att begära att den kompletteras för att den skall kunna tas upp på stämman. Styrelsen ska alltid lämna sitt svar på motionerna. Styrelsen har ofta information och kunskap om sådant som motionerna handlar om. Styrelsen kan rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har.

För att ge styrelsen bästa förutsättningar att kunna göra ett professionellt och bra arbete med motionerna så skicka in motioner i god tid, det finns ingen anledning att vänta till sista dagen bara för att

Kommer det in motioner efter det datum kan de inte följa med kallelsen och därför inte heller tas upp på stämman.

Några föreningstekniska termer

Ansvarsfrihet

Stämman godkänner det arbete som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.

Justeringsman

Den eller de personer som ska justera protokollet. De ska följa sammanträdet så noga, att de kan påpeka eventuella felaktigheter i det skrivna protokollet. Det kan gälla röstsiffror eller fattade beslut. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.

Ordningsfråga

Här går man in och bryter talarlistan. Orsak kan vara att man vill ha rast eller att det ska sättas streck i debatten.

Omröstning (votering)

Omröstning kan ske på flera olika sätt.

Det enklaste sker med att de röstberättigade svarar med ja- eller nejrop då ordförande talar om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur han / hon har uppfattat svaren.

Ett exempel: Ordföranden föreslår stämman omval av NN som styrelseledamot. Vid detta tillfälle svarar några ja och några nej. Uppfattar ordföranden att flest svarat ja förklarar han att NN omvalts som styrelseledamot.

Skulle man inte vara överens med ordföranden, utan tycker att det var fler som ropade nej, ska man begära votering. Votering innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden slår klubban i bordet. Man brukar även precisera om det skall vara sluten votering eller om handuppräckning gäller. Vid personval är det brukligt med sluten votering.

Sluten votering går till på följande sätt:

Man skriver sitt val på ett röstkort. Gäller det personval, kan valet stå mellan t ex fyra personer, som ska väljas till två platser i styrelsen. Då får röstsedeln innehålla högst två namn, dvs ett eller två. Skriver man tre eller flera namn är röstsedeln ogiltig. Samma gäller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits.

Stämmodeltagarna får därefter lämna sina röstsedlar och prickas då av på deltagarför-
teckningen. Rösträknarna drar sig sedan tillbaka och räknar rösterna. De upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmoprotokollet.

Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräckligt i andra frågor än i personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.

Protokoll

Vid stämma skrivs endast beslutsprotokoll, dvs vilken fråga det gäller och vad beslutet blev.

Replik

Ordföranden beviljar någon att svara kort på ett tidigare inlägg. Detta bryter talarlistan och kan tillåtas även efter att streck i debatten är begärd.

Reservation

Då styrelsen fattat ett beslut som man inte tycker är bra. Antingen kan man bara säga, att man reserverar sig mot beslutet och begära att det skrivs in i protokollet, eller be att senare få återkomma med en skriftlig reservation. Där tar man då upp orsakerna till att man reserverat sig. Skriftlig reservation är viktig i de fall protokollen skickas ut till medlemmar, exempelvis för politiska partier eller fackföreningar.

Revisorer

Det skall finnas två ordinarie och minst en suppleant. Revisorerna går igenom föreningens räkenskaper. En annan lika viktig uppgift är att granska protokollen och se till att besluten fattas på rätt sätt. Om allt är som det ska, föreslår revisorerna på årsstämman att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.

Streck i debatten

När någon anser att frågan är färdigbehandlad, begär man streck i debatten. Ordföranden frågar då de övriga medlemmarna, om man anser att det ska sättas streck i debatten. Blir svaret ja, ska han / hon redogöra för vilka som står på talarlistan. De som vill yttra sig, måste anmäla sig nu. När man satt streck efter sista anmälda talare, kan ingen ytterligare anmäla sig. Undantag är dock om någon begär replik.

Stämma eller årsmöte

En förenings högsta beslutande organ. Stämman väljer styrelse och beslutar i vissa ekonomiska frågor. Här beviljas eller avslås ansvarsfrihet för styrelsen.

Talarlista

Den lista som ordföranden upprättar över dem som begär ordet.

Utslagsröst

Vid lika antal röster har ordföranden utslagsröst.

Valberedning

Lämnar förslag på styrelsemedlemmar.

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelsen upprättas inför stämman / årsmötet. Där beskrivs vad som har hänt i föreningen under det gångna året, vilka ekonomiska åtaganden man gjort samt en ekonomisk redogörelse med bokslut för verksamhetsåret. Dessutom har revisorerna skrivit en revisionsberättelse.